Mit tartalmazzon a nyilvántartás?
Minden tételhez kapcsolódjon ingatlan, bérleti jogviszony, időszak, összeg, pénznem és megfelelő dátum. A szerződéses esedékességet ne keverd össze a pénz beérkezésének napjával. Több lakásnál is lehessen egyenként megérteni az egyenlegeket.
- Havi bérleti díj és egyéb vállalt költségek.
- Tényleges befizetések dátummal és hivatkozással.
- Külön kaució-nyilvántartás.
- Lejárt és még nem esedékes összegek megkülönböztetése.
Részfizetés, túlfizetés és induló egyenleg
Részfizetésnél a fennmaradó összeg maradjon követhető. A túlfizetés ne tűnjön el a következő hónapban. Ha működő bérbeadást kezdesz digitálisan vezetni, ellenőrzött nyitóegyenleget használj: a korábbi pénzek újbóli rögzítése megduplázhatja az elszámolást.
Havi egyeztetés a bérlővel
A havi összesítő mutassa meg az időszak eleji állapotot, az új díjakat, a befizetéseket és a záróegyenleget. Ugyanazokból a rögzített adatokból dolgozz, és a bizonylatokat rendeld a megfelelő tételekhez. A táblázatból átvett adatokat mentés előtt ellenőrizd.
Számpélda: hogyan lesz 37 000 Ft a hátralék?
Szemléltető példa: az időszak elején 12 000 Ft tartozás áll fenn, az új bérleti díj 200 000 Ft, az elszámolt rezsi 25 000 Ft, a bérlő pedig 200 000 Ft-ot fizet. A záró tartozás 12 000 + 200 000 + 25 000 − 200 000 = 37 000 Ft. Ez a megállapodás szerint már esedékes tételek példája; a külön kezelt, visszajáró kaució nem csökkenti automatikusan a tartozást.
Egyeztetés és javítás bizonyítható adatokból
Havonta egyeztesd a nyilvántartást a bankszámlakivonattal vagy készpénzes bizonylattal. A befizetést csak egyszer rögzítsd, és külön kövesd, mely díjakat rendezte. Azonosítsd a még fel nem osztott összeget is. Hibás tételnél maradjon visszakereshető az eredeti adat, a javítás oka és időpontja. A követeléseket tartalmazó bérlői egyenleg és az adózáshoz figyelembe vett bevétel nem ugyanaz a kimutatás.